आमंत्रण पत्र से प्रेषक और प्राप्तकर्ता के मध्य रिश्तों के संबंध की घनिष्ठता और सम्मानपूर्वक मैत्रीभाव को दर्शाता है। ऐसे रिश्ते ना सिर्फ व्यक्तिगत तक ही सीमित होते है, बल्कि पारिवारिक विश्वास और सम्मानभाव भी बढता है।
ऐसे पत्र आमतौर पर शादियों में, जन्मदिन के अवसर पर, सालगिरह, उत्सव आयोजनों में, या पिकनिक पार्टी, बिज़नस मीटिंग्स आदि में लोगों को सामूहिक रूप से आमंत्रित किया जाता है.
यह मेजबान के लिए व्यक्ति के लिए अपनी प्रशंसा और सम्मान दिखाने और घटना में उनकी उपस्थिति के महत्व को व्यक्त करने का एक तरीका है।
1. परिचय
आमंत्रण पत्र एक प्रकार का दस्तावेज़ या लैटर होता है, जिसे किसी ख़ास अवसर पर लोगों को सामूहिक रूप से बुलाया जाता है।
व्यावसायिक सन्दर्भों में, निमंत्रण पत्र को ग्राहकों, दुकानदारों के सम्मेलन, व्यापारिक एक्सपो या संबंधित अन्य कार्यक्रम में आमंत्रित करने के लिए उपयोग किया जाता है। इससे उत्पादों या सेवाओं के जरिए संबंध बनाए रखने का तरीका है।
जैसे शैक्षणिक सन्दर्भों में, निमंत्रण पत्रों को शैक्षणिक सम्मेलनों, कार्यशाला, सम्मान समारोह, या अन्य शैक्षणिक भ्रमण कार्यक्रम में भाग लेने के लिए शिक्षकों, शोधकर्ताओं, विशेषज्ञों या छात्रों को अकादमिक कार्यों पर न्योता देने के लिए किया जाता है।
कुल मिलाकर, निमंत्रण पत्र ऐसा दस्तावेज है जिसका उपयोग किसी घटना या अवसर पर किसी व्यक्ति या लोगों के समूह की उपस्थिति का अनुरोध करने और उन्हें उपस्थित होने के लिए आवश्यक जानकारी प्रदान करने के लिए किया जाता है।
2. निमंत्रण पत्र लिखने के 9 चरण
नीचे आमंत्रित करने के लिए सभी उपयुक्त चरणों को समझाया गया है।
1. निमंत्रण पत्र का उद्देश्य को समझिए
निमंत्रण पत्र लिखना शुरू करने से पहले उद्देश्यों और प्रकार को पहचानिए। जैसे कि “वार्षिकोत्सव, या सांस्कृतिक, उद्घाटन, या मुख्य अतिथि को आमंत्रित करना है।
2. प्राप्तकर्ता की पहचानिए
निमंत्रण पत्र में दूसरा स्टेप में आगंतुक को पहचानने जरुरी है। जैसे कि, क्या वे स्पेशल गेस्ट है या फिर सामान्य मेहमान है और उनके नाम और पता भी जुटा लीजिए।
3. एक स्पष्ट और संक्षिप्त विषय
आमंत्रण पत्र के विषयवस्तु को स्पष्ट एवं संक्षिप्त भाषा में लिखिए, जिससे प्राप्तकर्ता को कम शब्दों में पत्र के प्रायोजन समझ में आयें । जैसे कि, “व्यापारिक मीटिंग के लिए निमंत्रण”, “वार्षिकोत्सव निमंत्रण पत्र”, आदि।
4. सम्मानीय अभिनंदन से शुरूवात
पत्र को प्राप्तकर्ता के अनुरूप उचित शीर्षक द्वारा औपचारिक अभिनंदन से शुरू कीजिए। जैसे “मेरे प्रिय श्री.” “आदरणीय”, मान्यवर… आदि। नही तो आप सामान्य भाषा संबोधन भी कर सकते है। जैसे श्रीमान/श्रीमती, महोदय/महोदया।
5. खुद को और घटना को पेश करें
अपने संगठन या व्यक्तिगत पहचान को पत्र के प्रारंभिक अनुच्छेद में ही घटना के साथ संक्षिप्त में लिखिए और बताएं कि प्राप्तकर्ता को क्यों आमंत्रित करना चाहते हैं।
6. सम्बंधित विवरण लिखिए
अपने निमंत्रण पत्र में पुरे कार्यक्रम से जुड़े मुख्य विवरण, जैसे कि कार्यक्रम शुरू से लेकर अंत तक का लिस्ट शामिल कीजिए।
7. एक दयालु अनुरोध के साथ बंद करें
अपने निमंत्रण पत्र के अंतिम अनुच्छेद में, प्राप्तकर्ता को घटना में भाग लेने हेतु विनम्र निवेदन कीजिए। यदि उनके पास कोई ओर प्रश्न हैं तो उन्हें अपने संपर्क जानकारी प्रदान करें।
8. Proofread और Edit
पत्र को प्रेषित करने से पूर्व सावधानीपूर्वक पढ़कर त्रुटियों में संसोधन करें।
9. पत्र भेजें
अंत में पत्र भेजते समय आवश्यक दस्तावेज़ भी संग्लन करें। यदि आप भौतिक पत्र भेजना चाहते हैं, तो उच्च गुणवत्ता वाले कागज और कवर इस्तेमाल करें।
3. विभिन्न निमंत्रण पत्र प्रारूप
3a. 15 अगस्त स्वतंत्रता दिवस आमंत्रण पत्र
◉ औपचारिक पत्र
माननीय अतिथि महोदय,
आगामी स्वतंत्रता दिवस दिनांक- 15/08/2023 के उपलक्ष्य पर सृष्टी मिशन उच्च विद्यालय, सुरदा को एक दिवसीय विशेष कार्यक्रम आयोजित किया जायेगा। इस ऐतिहासिक दिवस पर प्रतिभागियों द्वारा विशेष सांस्कृतिक कार्यक्रम अत्यंत हर्ष एवं उल्लास से प्रस्तुत किये जायेंगे। साथ ही इस दिवस के साक्षी माननीय आगंतुक, श्री नियति कुमारी, समाजसेवी, डॉ संजय कोड़ा मुदी, अनुमंडल चिकित्सक, श्री किशोर कुमार शाह, प्रिंसिपल मणिपुर कॉलेज आदि गणमान्य उपस्थित रहेंगे। स्कूल के सभी शिक्षक-शिक्षिकाओं, स्टाफ एवं छात्र-छात्राओं की ओर से विनम्र निवेदन है कि, आप इस शुभ दिन में हमारे कार्यक्रम में मुख्य अतिथि के रूप में हमारा निमंत्रण स्वीकार कीजिए। कार्यक्रम की विवरणी निर्देशित है।
असंबली शुरू :- 8:00 बजे
झंडाउत्तोलन :- 8:30 बजे
मुख्य अतिथि का भाषण :- 9:00 बजे
नृत्य एवं कला प्रदर्शनी :- 9:15 बजे
पुरष्कार वितरण कार्यक्रम :- 11:00 बजे
सभा समापन :-11:30 बजे
निवेदक
विद्यालय परिवार
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◉ अनौपचारिक पत्र
प्रिय मित्र,
प्रशांत
कई दिन गुजर गये लेकिन तुमसे बातचीत हुईं नही। लेकिन किस्मत देखो, सही समय पर तुम्हारा पत्र मिला। तो यार, मैं अच्छा हूँ। घर परिवार में भी सभी अच्छे और स्वस्थ्य है। बस, स्कूल के दिनों के जुगलबंदी को बहुत मिस करता हूँ। हाँ, मेरे परिवारजन तुम्हारे बारे अक्सर पूछते रहते कि, तुम्हारा लंगोटिया यार कैसा है ? मैं कहता हूँ, वोह मजे में है। बरहाल हर साल की तरह इस बार भी हमारे जिले के सोहनपुर शहर के क्लब मैदान में स्वतंत्रता दिवस पर काफी बड़ा कार्यक्रम आयोजित होने वाला है।
हम दोनों ने पिछली बार इस कार्यक्रम को बचपन में ही देखा था। उसके बाद कभी देख नही पाया। तो मैं चाहता हूँ कि, इस बार तुम मेरे शहर आओ। साथ मिलकर कार्यक्रम का लुफ्त उठाते है। और फिर से बचपन के यादों को फिर से ताज़ा करेंगे। साथ ही इस बार सभी लोगों को 15 अगस्त स्वतंत्रता दिवस पर आमंत्रण पत्र दिया गया है। इस विषय पर मुझे तुमसे सकारात्मक प्रतिक्रिया की उम्मीद है। तो जितना जल्दी हो सके अपना बैग बांधो और आओ। मेरा स्वपरिवार तुम्हारा इंतज़ार कर रहा है।
तुम्हारा दोस्त
तापस कुमार
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3b. 26 जनवरी गणतंत्र दिवस आमंत्रण पत्र
चरणस्पर्श माताजी,
मैं मंगल-कुशल हूँ। पिताजी कैसे है, छोटू ठीक से पढाई कर रहा ना।।!! आप सभी गुरुजनों के आशीर्वाद और प्यार से मैं भी बहुत खुश हूँ। मेरी पढाई हॉस्टल में काफी अच्छी चल रही है। इस बार 26 जनवरी गणतंत्र दिवस को हमारे विद्यालय में बड़ा कार्यक्रम आयोजित होंगे। शिक्षकों ने सभी छात्रों को दिशानिर्देश दियें है कि, सभी छात्र- छात्राएं अपने अभिभावक को बुलाएँगे। मैं चाहती हूँ की इस आमंत्रण पत्र को आप जरुर से स्वीकारें। इस रंगारंग कार्यक्रम प्रस्तुति में मैं मैंने भी भाग लिया है।
इस कार्यक्रम में आदरणीय आगंतुक श्री विजय मुंडा, माननीय सांसद, श्री सुनीता हेम्ब्रम, पुलिस महानिदेशक, श्री स्नेहलता कोड़ा, माननीय विधान पार्षद जी भी उपस्थित रहेंगे। मैं देश भक्ति गाना ”मेरा रंग दे बसंती चोला” में नृत्य और देश प्रेम से जुड़े एक नुक्कड़ नाटक में, अपने सहपाठी मंडली के साथ प्रस्तुति भी करुँगी। अपने पुत्री को रंगमंच में प्रस्तुत करते देखना हर माता-पिता का सपना होता है। मेरा आपसे विनती है कि, प्लीज प्लीज, जरुर आएगा। और मेरा हौसला बढ़ाएगा।
आपकी प्यारी पुत्री
जूही कुमारी
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3c. वार्षिकोत्सव आमंत्रण पत्र
प्रिय माताजी,
सदरप्रणाम,
आप सभी खुशहाल है ना…! मैं भी बिलकुल खुश और अच्छी हूँ। आप सभी गुरुओं-परिजनों के आशीर्वाद से मेरा छात्रावास जीवन आनंदमय गुजर रहा है। आगामी महीने हमारे स्कूल में हर वर्ष की भांति इस वर्ष भी सत्र 2022-2023 में, विद्यालय स्थापना कार्यक्रम का शुभारंभ 13 मार्च 2023 दिन रविवार को प्रात: 10:30 बजे पूरे उत्साह से किया जायेगा। विद्यालय के वार्षिकोत्सव समारोह का आयोजन सुरजीत सभागार हॉल में किया जायेगा। स्कूल की 50वीं वर्षगांठ होने के कारण इस बार विशेष आयोजन होगा। वार्षिकोत्सव में कई वरिष्ठ और खास मेहमान आएंगे। जो इस दिन के साक्षी बनेंगे। इसलिए मैं बहुत उत्साहित हूं।
क्योंकि पिछले तीन साल से कोरोना लॉकडाउन के कारण वार्षिकोत्सव आयोजन संभव नहीं हो पा रहा था। सभी विद्यालय परिवार काफी उत्साहित हैं। मुझे सहपाठियों के साथ संगीत और नृत्य प्रदर्शन में भाग लेने का अवसर मिला है।हमारे प्रिंसिपल ने अनुरोध किया है कि सभी छात्र अपने माता-पिता को वार्षिक समारोह में शामिल होने के लिए आमंत्रित करें। मुझे उम्मीद है कि आप इस निमंत्रण को स्वीकार करेंगे और दिनांक 13 मार्च 2023 को जरुर आयेंगे।
आपका आज्ञाकारी पुत्री
नीलिमा सिंह
3d. दुकान शुभारंभ का निमंत्रण पत्र
प्रिय महोदय,
हमें कहते हुए खुशी हो रही है कि हमारी नई दुकान “विनीता फैशन स्टोर” का आधिकारिक उद्घाटन 05/02/2023 को होगा। हमारे जीवन के महत्वपूर्ण सदस्य होने के नाते, आपको शामिल होने के लिए सौहार्दपूर्वक आमंत्रित करते हैं। दुकान उद्घाटन कार्यक्रम सुबह नौ बजे से शुरू होगा। इस अवसर में हमनें कार्यक्रमों और आयोजनों की योजना बनाई है, जिसमें रिबन काटने की रस्म, स्टोर का दौरा और जलपान आदि शामिल हैं। हमारा पूरा परिवार इन दिनों मौजूद रहेगा, और हम आपको भी वहां देखने की उम्मीद करते हैं।
हम समझते हैं कि इस दिन शायद कई प्रतिबद्धताएँ हो सकते हैं, लेकिन हमें उम्मीद हैं कि आप हमारी नई दुकान के उद्घाटन उत्सव में शामिल होने के लिए समय जरुर निकालिएगा। आपकी उपस्थिति उत्सव के लिए मूल्यवान होगी, और आपको साथ पाकर हम सम्मानित महसूस करेंगे। अतः आपसे निवेदन हैं कि अपनी उपस्थिति तय समयावधि पर जल्द से जल्द कीजियेगा। हम आपको उद्घाटन समारोह में देखने के लिए उत्सुक हैं, और हम आशा करते हैं कि आप इस विशेष दिन को मनाने में हमारे साथ शामिल हो सकेंगे।
निवेदक
राधिका राजन